書類のいろいろ
企業の書類にはいろいろなものがありますが、これらは上手に保管することによって事務作業の効率をかなりアップさせることができます。
まず1つ目の"帳票類"は、企業活動においては欠かせないもので、平成10年3月に「帳簿を電子保存しても良い」という"電子帳簿保存法"が制定されるまではすべて紙で保存されることが義務づけられていたために大量の書類を倉庫に保存する必要がありましたが、これによって省資源の効果が期待されています。
2つ目の"営業日報・売上日報・予算"などといった社内の業績に関する書類は、前年度の同月の数字を参照するために倉庫に保存できるのは2年前以前のものとなります。
3つ目の"請求書・支払明細書"といった出金を伴う書類は、例えば1月に発生した場合は大抵2月の支払いとなりますが、税法では収入も支出も発生した時点を優先するために1月のファイルに綴るようにします。
4つ目の"設計図面"は製造業にとっては企業の要ともなる書類で、最近では殆どのものがCADを使って作成されていますが、図面にサインや承認印をもらう必要があるためにそれまでは紙はなくてはならないものですが、一旦正式な図面として登録されると電子図面にして保存することができます。
これらは企業で発生する書類のごく一部で、実際には数え切れないほどの種類があります。
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