保管と保存について
私たちは通常"保管"と"保存"とを厳密に使い分けてはいませんが、実際に両者のもつ意味には微妙な違いがあります。
まず"保管"というのは、大切なものを管理しながら保存するということで、例えば「貴重品を金庫に保管する」というと、常にあることを確認しながら必要な時にはいつでも出せる状態にしておくことを意味しますが、「......金庫に保存する」というと入れた時点での状態を保つことが目的で出し入れすることは考えなくても良いことになります。
書類もこれと同じで、例えば各業務の管理簿は"進行中の書類"であるために「......に保管する」と言い、帳簿や伝票などといった帳票類はその時点で"完了している書類"であるために「......に保存する」と言います。
事務作業に携わる人たちがこの2つの言葉の違いを認識することによって、「書類には保存すべきものと、保管すべきものがある」ということを常に意識するようになり、作業効率も驚くほど高まるでしょう。
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