書類の保存について
最近では、書類の保存を請け負う業者がたくさんいますが、増えていく一方の書類の保存場所や保存のためにかかる経費の額に頭を悩ましている企業は多いようです。
ある大手スーパーでは年間に6千万枚もの帳票が発生し、それを国によって定められた5年間という長い期間保存するには、何と3,000坪ものスペースが必要であるといいます。
そこで、自社のスペースを利用して書類を保存する際のコツを心得ておきましょう。
書類には必ず保存期間というのがあるので、まず"永久保存が必要な書類"と"年度別で保存が必要な書類"とに分けて大まかな置き場所も決めておきます。
配置がきまったら「永久保存の書類箱はどこに積み上げて、10年保存の書類はどこに積み上げていくのか」などという具体的な配置を決め、それを1枚の見取り図にして「保存期限はいつなのか」を常に把握しておく必要があります。
書類保存のコツは「保存期間を過ぎたものは順番に廃棄していく」ということです。
保存された書類は置きっ放しではなくて、"管理"されなければなりません。
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