書類保存用のダンボール
"書類保存"には、ダンボールの"書類保存箱"が販売されています。
これは一般にA3用紙の固まりが1つ、A4用紙の固まりが2つ入る大きさで、側面の片側には、事業年度、書類名、担当者名、責任者名、保存されている書類の最初の発票日および最後の発票日、廃棄予定年月日などを記入する欄が印刷されています。
これによって無駄な労力が省け、書類の保存作業はかなり作業効率が高まります。
いっそのことオーダーメイドで専用のダンボール保存箱を作るのもいいでしょう。
その場合はダンボールの材質やサイズなどに注意が必要です。
さらに、同じ種類の伝票を連続して綴っていく場合、外から見て日付だけでは何番から何番まで入っているのかが一目で分かりませんが、その都度書き込むのも面倒です。
そのような場合は、たとえばパソコンで「№1～№50」「№51～№100」「№101～№150」などというようにラベルを作っておいて、それを裏面が粘着できるようになったノーカットのラベルシールに印刷して書類名の横などに貼っておくと便利です。
そして管理簿には、№1は「いつ誰がどこで使用するために発行して、終了したものはいつ誰が受け取り、誰がチェックして完了させたか」というのを書き込むようにしておくと、管理がより楽になります。
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