2つ目の"設立関連の書類"というのは具体的には、企業の目的や組織、業務などの根本規則を記載した"定款"や会社の"設立届"、会社運営に関する各種の"変更届"のことを言います。
3つ目の"議事録"は、"定時総会"や"臨時総会"、"取締役会"などの記録です。
4つ目の"決算書"は、ある一定の期間に会社の収支にどのような変化があったかをまとめて公表したもので、外部の人が企業の内情について知る重要な資料となるもので、投資家などは投資する前には必ず目を通すと言われています。
これらの書類は、たとえば書類箱に同じ色のカラークラフトテープを貼って統一するなど、何らかの工夫をして一目で誰でも分かるようにしておかなければなりません。
]]>2つ目の"元帳"は、すべての入出金に勘定科目を設けて取引状況を転記したもので、勘定別に記載したもので、損益計算書や貸借対照表を作成する際に役に立つものです。
3つ目の"請求書"は商品を購入したりサービスを受けた取引先から送られてきたり、商品を掛売りで販売したりした個人や企業に送付するもので、通常月末締めで精算されて翌月末までに支払うようになっています。
規模の大きい会社では、支店に送られてきた請求書を支店側が"支払依頼書"を付けて本社に転送し、本社で一括して支払われることも多いようです。
これらの書類は表紙をつけて年度を明確に記入し、年度別に綴ひもでまとめておき、ダンボールの書類箱へは年度順に重ねていきます。
特に製造業ではリコール問題が起こった時に、書類が残っていないと解決が難航することがあるようです。
同様に医療機関でも医師会や歯科医師会によって、カルテやレントゲンフィルムを5年間保存しておかないといけないことが定められています。
]]> たとえば"商法"で10年の保存期間を定められているものには、
"株主総会の議事録"や"製品の製造・出荷・販売の記録"が、"所得税法・法人税法"で
7年の保存期間を定められているものには、
"貸借対照表"や"損益計算書"、"注文書"、"見積書"、"契約書の控え"、"棚卸帳"などが、"所得税法"で
5年の保存期間を定められているものには、"財形非課税貯蓄申込書"が、
また
"雇用保険法"では被保険者に関する書類を4年、
"労働基準法"では労働者名簿や雇入・退職などに関する書類を3年間、
"健康保険法"では被保険者資格取得確認通知書を2年間
保存しておかないといけないということが定められています。
]]>ある大手スーパーでは年間に6千万枚もの帳票が発生し、それを国によって定められた5年間という長い期間保存するには、何と3,000坪ものスペースが必要であるといいます。
そこで、自社のスペースを利用して書類を保存する際のコツを心得ておきましょう。
書類には必ず保存期間というのがあるので、まず"永久保存が必要な書類"と"年度別で保存が必要な書類"とに分けて大まかな置き場所も決めておきます。
配置がきまったら「永久保存の書類箱はどこに積み上げて、10年保存の書類はどこに積み上げていくのか」などという具体的な配置を決め、それを1枚の見取り図にして「保存期限はいつなのか」を常に把握しておく必要があります。
書類保存のコツは「保存期間を過ぎたものは順番に廃棄していく」ということです。
保存された書類は置きっ放しではなくて、"管理"されなければなりません。
]]>まず"保管"というのは、大切なものを管理しながら保存するということで、例えば「貴重品を金庫に保管する」というと、常にあることを確認しながら必要な時にはいつでも出せる状態にしておくことを意味しますが、「......金庫に保存する」というと入れた時点での状態を保つことが目的で出し入れすることは考えなくても良いことになります。
書類もこれと同じで、例えば各業務の管理簿は"進行中の書類"であるために「......に保管する」と言い、帳簿や伝票などといった帳票類はその時点で"完了している書類"であるために「......に保存する」と言います。
事務作業に携わる人たちがこの2つの言葉の違いを認識することによって、「書類には保存すべきものと、保管すべきものがある」ということを常に意識するようになり、作業効率も驚くほど高まるでしょう。
]]>まず1つ目の"帳票類"は、企業活動においては欠かせないもので、平成10年3月に「帳簿を電子保存しても良い」という"電子帳簿保存法"が制定されるまではすべて紙で保存されることが義務づけられていたために大量の書類を倉庫に保存する必要がありましたが、これによって省資源の効果が期待されています。
2つ目の"営業日報・売上日報・予算"などといった社内の業績に関する書類は、前年度の同月の数字を参照するために倉庫に保存できるのは2年前以前のものとなります。
3つ目の"請求書・支払明細書"といった出金を伴う書類は、例えば1月に発生した場合は大抵2月の支払いとなりますが、税法では収入も支出も発生した時点を優先するために1月のファイルに綴るようにします。
4つ目の"設計図面"は製造業にとっては企業の要ともなる書類で、最近では殆どのものがCADを使って作成されていますが、図面にサインや承認印をもらう必要があるためにそれまでは紙はなくてはならないものですが、一旦正式な図面として登録されると電子図面にして保存することができます。
これらは企業で発生する書類のごく一部で、実際には数え切れないほどの種類があります。
]]>例えばその1つ "PL法"と一般に言われている"製造物責任法"は、製造して消費者に販売した製品に対して企業がどのくらいの期間責任を負わなければならないのかを表した法律で、万一責任の期間内に事故が起きて消費者に訴えられたら、企業は「使用方法に関して使用説明書で充分に説明がなされていたこと」や「当時の技術では予測が不可能であったこと」などを証明しなければなりません。
そしてより確実な証拠として、製造から販売に至るまでの全てのデータも必要となってくるのです。
他にも品質保証に関する国際規格である"ISO9001"や、環境保全に関する国際規格である"ISO14000"や、行われるべき事務処理をしかるべき方法で正しく統一して行わなければならないことを定めた"内部統制"が本格化するのに伴って、企業外の第三者の検閲に備えて保存しておかないといけない書類が増えてきました。
]]>同時に電子メールやインターネットの普及率も6割以上と、これらを利用することが通常の業務の一部となり、パソコンも社員1人に1台という時代がもうすぐやってきそうです。
ワープロが登場してきた頃は、単に個人の事務仕事を効率化させることに止まっていましたが、近年のIT化というのは、インターネットの技術を利用してある限られた企業間や社内の各部署同士のネットワークを構築する"イントラネット"が普及して、パソコンによるスケジュール管理や書類の電子ファイル化が進んで、"ペーパーレス"が進むのではないかと予測されていました。
]]> ところがそれどころか、企業の書類は増える一方で一向に減る気配は見えてきません。"書類保管"の重要性はコンピュータが普及した現代でも以前と変わることはありません。
]]>当サイトでは、相互リンクを募集しています。
相互リンクをご希望の方は当サイトへのリンクを、あなたのサイトに設置後、上記のメールアドレスまでお申し込みください。
件名は、「事務用品保存に便利なダンボールの相互リンクについて」として下さい。
件名には必ず「事務用品保存に便利なダンボール」と入れてください。
お名前などが記載されていない場合、お返事出来ない場合がありますのでご了承ください。
]]>必要最低限の事務用品を仮住まいに持って行かれて、すぐに使わないような大きな家具類を倉庫に一時預かりしてもらえるのです。
扇風機やストーブもしくはガス・石油などは非常に危険です。ダンボールを燃やすだけでなく、中に入っている事務用品までも燃やしてしまうからです。
買ったときの箱に入れて収納して頂ければ収納効率ＵＰします。箱を捨ててしまっている場合は扇風機の上部にビニール袋をかぶせればくれます。
一時預かりする為の倉庫をほとんどの引越し業者は持ち合わせていません。
簡単に荷物を預かるといってもその管理やスペースの問題など、それなりのノウハウが必要なのです。
倉庫保管を希望される場合は、引越し業者の営業マンに伝えましょう。布団や棚などのスチール・木製のダンボールの入れ方です。
布団圧縮袋での収納をお勧め致します。ダンボールに事務用品などを詰め込めるスペースが生まれるからです。
清潔に保てるだけばかりか、トランクルームの収納効率が大幅にＵＰするのです。分解して収納するとしないとでは大違いなのです。
引越し当日は現住所で荷物の積み込みが終了した後、倉庫に荷物を届けにいってくれます。
倉庫保管する期間にもよりますが、倉庫からダンボールなどの荷物を出して新しいお住まいへの次の引越しは別契約になるのです。
倉庫にダンボールを長期間保管する場合は、そのダンボールの強度をあらかじめ調べておくと良いでしょう。
長期間の保管になる場合は、湿度などで荷物が悪くならないように空調設備を行いましょう。
清潔に保つためには買ったときのダンボール箱に入れて収納をしてください。収納効率をＵＰさせるには事務用品をうまく収納することです。
捨ててしまっている場合はビニール袋をかぶせますと清潔に保てるという話を聞きました。石油ストーブ内の石油は必ず全て空の状態でダンボールに終おう。
大きな倉庫でダンボールに入った状態の衣類を半年、1年、2年と保管するとどうでしょう。
文書などの事務用品は大丈夫だとは思います。衣類メーカーさんの人に聞いたところそれやり方では地熱とかで湿気たりなのです。
指紋認証による入退室管理を行っているのであれば、お預かりした事務用品や機密文書を安全に保管できることでしょう。
ドラム洗浄をしっかりやってからダンボールを保存したり、また排水ホースの水をしっかり抜いておけば、事務用品などにカビ等を発生させる心配もなくなるのです。
レンジ内をしっかりお掃除しておけば、ダンボールに臭いが付かないので、事務用品も無臭を保てます。
]]>長年の経験を活かしてお客様のコストを下げていきます。適当なトランクルームサイズのご提案がスムーズに行なえれば、倉庫内の在庫も減り、事務用品もどんどんと、はけていくのです。
お見積もりもスピーディになってくるでしょう。お荷物の保管だけでなく荷物の搬送・引越等も請け負ってくれても構わないのです。
保管料金ご要望に併せてお客様の商品、在庫管理をさせて頂きます。ダンボールには様々なサイズがあるので、倉庫内における在庫整理が大変です。
保管にあたっては詳細をお聞きする必要があります。基本料金体系を1個単位でお借り頂くスタイルです。
運送手配を依頼されますケースをとるにはトランクルーム1ヵ月前にはご連絡してください。
長期間ご利用のケースや海外転勤、スペース有効利用等ではダンボールが有利になります。
テレビや冷蔵庫だけでなく、事務用品などもダンボール等で画面を保護すればキズ等がつく心配もさないのです。
サイズと個数 コンテナ一個あたりの倉庫への月額保管料は1Sコンテナ3個まで 6825円になります。
1Sコンテナ4個以上9個まで6300円になります。1Sコンテナ10個以上だと5,775円になります。 1コンテナ当りダンボール45箱としてとしてコンテナ料金から換算したものになっています。事務用品などを在庫として抱えている会社に打ってつけです。
収納されます３日前から冷蔵庫のコンセントを抜いて霜取りをすると、倉庫内においてもダンボールが破損することはないでしょう。
冷蔵庫内の掃除をしておくことがまず第一なのです。洗濯機や電子レンジにおいても在庫ダンボールに影響を及ぼさないように水抜きをしましょう。
運送・配送サービス弊社ではお客様のご要望に応じて個別配送サービスをご提案します。
前日の午後２時にご指定の文書書類をダンボール1箱単位でお届け致してくれます。
ダンボールの配送サービスの入出庫料は無料となっています。ダンボール以外の商品、在庫に関しましてもケースバイケースに応じて対応してくれます。
短期間ご利用のケースなら引越し、リフォーム等でダンボールを使用して倉庫に在庫として残していきましょう。
収納予定品の内容並び寸法の幅×奥×高さを調べておくこおとを忘れないでください。
これだけでお客様へのトランクルームである倉庫へのご提案ができるようになったのです。
]]>パレットラックや重量ラックだけでなく、中量ラックや軽量ラックも準備しています。
ネステナーやPPバンド結束機、ガラスカッターまでもが用意している倉庫なのです。
狭い場所に入りたがる猫の習性を考慮した、ユニークなデザインのハウス型のつめとぎダンボールもあるのです。
ダンボール製なので、燃えるゴミとして処理できるので、倉庫には保存しても良いのでしょうか。
倉庫ごと燃えないでしょうか。磨耗した時の交換しましょう。
長年、トランクルーム業を営んでおりますと大中小企業様を問わず「事務用品を置く場所がなといって倉庫を借りる程の量はないと悩んでいるのです。
業容拡大に伴い事務用品を大量に仕入れてしまってはどうしようもありません。
在庫の保管スペースが欲しいところです。保存用に利用ものやデスク周りで利用するものなどが幅広い素材で用意しているのがダンボール倉庫なのです。
サイズやデザインの中から用途にあわせて選ばなくても保存するだけでの設備があればよいのです。
ダンボールが多層抄きの板紙で通常4層抄きなら、倉庫保存しなくても大丈夫でしょう。
原料には主に古紙・クラフトパルプを用いている会社が多いと聞きました。日本ではもっぱら古紙を使用することが多いそうのです。
事務用品のリサイクルを意識してもよいかと思います。倉庫にある監視カメラには録画機能付きが着いており、侵入通報システムの設備があるので、大切な事務用品が入っているダンボールは奪われないことでしょう。
管理機能としましては物流加工、ピッキング、各種検品、入出庫システム、梱包があります。
コンテナデバンや発送代行や配送手配もできます。
ダンボール製品の販売だけでなく、在庫保管保管料金や運送・配送サービスも行っているのです。
在庫、商品の保管、設備、倉庫の設備にはお金がかかります。ダンボールの配送は企業活動を営む上で避けて通れないテーマなのです。
事務用品の管理もあります。商品改良のため、ダンボールの仕様・外観など予告なく変更するケースがあるので注意しましょう。
また、画像と商品の色が若干異なることもあります。こちらの商品はお取り寄せ品になります。
オフィスや倉庫保存できるものなど、現場で役立つプロ仕様のアイテムがずらりと勢ぞろいしています。
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